Creating Objectives Cycles

Company admins can create Objectives Cycles. To create an objectives cycle as an admin, go to Company: Administration>Objectives Cycles and click on the Create new cycle button on the top left corner.
First, enter a title for the cycle in the text box at the top. You can define the title in all the languages you have chosen for your company by clicking on the flags on the top right corner and entering the translation. If any translations are missing, accounts in those languages will see the title in the company’s default language. Next, you need to fill in the details in the following three sections: Settings, Participants, and Strategic Objectives.

Settings

On the Definition tab of the Settings section, you can enter the guidelines to provide more details for managers and participants about the cycle. These can be defined in multiple languages among those you have chosen for your company, by clicking on the flags on the top right corner and entering the translation. If any translations are missing, accounts in those languages will see the guidelines in the company’s default language. On the same tab, you can choose the period of the Execution phase. You can opt for a monthly, quarterly, semi-annual, or annual Execution phase, or you can enter a custom start and end dates.

On the Timeline tab, you can define the start and end dates of the Definition phase, the Agreement Due Date, and the start and end dates of the Evaluation phase. (Click here to read more about each phase).

On the next tab, Visibility Options, you can indicate the maximum visibility allowed for the objectives defined in the cycle.

You can choose public visibility if you want managers and participants to be able to create objectives that everyone can see and send praise for. Still, they will also be able to create objectives with limited visibility if needed.

If you don’t want managers and participants to create public objectives, you can choose Cycle or Managers visibility. By choosing Cycle visibility, you will encourage managers and participants to create objectives with limited visibility, specifically visible only to the cycle participants. In this case, they will also be able to create objectives with Managers visibility, i.e., visible only to the owner’s management chain. Instead, they will not be able to create objectives with public visibility. By choosing Managers visibility, you will encourage managers and participants to create objectives with limited visibility, specifically visible only to the owner’s management chain. In this case, they will also be able to create objectives with Cycle visibility, i.e., visible only to the cycle participants. Instead, they will not be able to create objectives with public visibility.

On the Features tab, you can choose which extra features to turn on for the cycle by checking the corresponding box. The extra features are: weights, challenge assessment, and inclination assessment. (Click here to read more about the extra features).

Participants

In the Participants section, you can select the employees that you want to include in the cycle, that is those who will have objectives within the cycle.
You can select participants using the list or tree view. The list view provides more details for each employee, which you can use as filters. The tree view is based on the hierarchical structure of the organization.
Remember that you must select at least one participant in order to start a cycle. 

Strategic Objectives

In the Strategic Objectives section, you can choose the strategic objectives that are relevant to the cycle that you are creating, that is the strategic objectives with which objectives in the cycle should align with. You can use the strategic objectives already defined in the Strategic Objectives section, called global strategic objectives, or create ad hoc strategic objectives specifically for the cycle.

To create an ad hoc strategic objective, click on + Add new strategic objective. Enter the name and, optionally, a description to provide more details for managers and participants about the strategic objective. You can define ad hoc strategic objectives in multiple languages among those you have chosen for your company, by clicking on the flags and entering the translation. If any translations are missing, accounts in those languages will see the texts in the company’s default language. Moreover, you can select a representative icon from the list that opens by clicking on the question mark. Click on Save to complete the process.

Remember that you must select at least one strategic objective in order to start a cycle. 

Saving, scheduling, and activating a cycle

After filling in the cycle details, you can:

• Save the cycle as a draft by clicking on the Save Draft button. This will allow you to finalize it at a later moment.
• Schedule the cycle. This allows you to define the date on which the cycle will start automatically. As it starts, the cycle will become visible to participants and their manager, respectively in the My Objectives and Administration> Objectives Cycles section. In this case, you can make changes to the cycle until the scheduled date (including changing the date itself). To schedule the cycle, click on the button and choose the date you prefer among the options. You can also define a custom date. Click on Schedule to complete the process.
• Activate the cycle by clicking on the button . In this case, the cycle will immediately become visible to participants and their manager, respectively in the My Objectives and Administration>Objectives Cycles section. After activating the cycle, you will no longer be able to make changes to the settings.

Creare Cicli Obiettivi Gli admin aziendali possono creare Cicli Obiettivi. Per creare un ciclo obiettivi, in quanto admin, puoi accedere alla sezione Azienda: Gestione>Cicli Obiettivi e cliccare sul pulsante Crea nuovo ciclo in alto a sinistra. Per prima cosa, inserisci un titolo per il ciclo nella casella di testo in alto. Puoi definire il titolo in tutte le lingue che hai scelto per la tua azienda cliccando sulle bandierine nell’angolo in alto a destra e inserendo la traduzione. Se ci sono traduzioni mancanti, gli account impostati in quelle lingue vedranno il titolo nella lingua di default dell’azienda. Successivamente, è necessario compilare le informazioni nelle seguenti tre sezioni: Impostazioni, Partecipanti e Obiettivi Strategici. Impostazioni Nel tab Definizione della sezione Impostazioni, puoi inserire le linee guida per fornire maggiori dettagli ai partecipanti al ciclo. Queste possono essere definite in più lingue tra quelle che hai scelto per l’azienda, cliccando sulle bandierine nell’angolo in alto a destra e inserendo la traduzione. Se ci sono traduzioni mancanti, gli account impostati in quelle lingue vedranno le linee guida nella lingua di default dell’azienda. Nello stesso tab, puoi scegliere il periodo della fase di Esecuzione. Puoi scegliere tra una fase di Esecuzione mensile, trimestrale, semestrale o annuale oppure inserire date di inizio e fine personalizzate. Nel tab Timeline, puoi definire le date di inizio e fine della fase di Definizione, la data della Scadenza dell’Accordo e e date di inizio e fine della fase di Valutazione. (Clicca qui per maggiori informazioni su ogni fase).

Nella scheda successiva, Opzioni di visibilità, puoi indicare la visibilità massima consentita per gli obiettivi definiti nel ciclo.

Puoi scegliere visibilità pubblica se vuoi che i manager e i partecipanti siano in grado di creare obiettivi che tutti possano vedere e per i quali tutti possano inviare segni di riconoscimento. Comunque, saranno anche in grado di creare obiettivi con visibilità limitata, se necessario. Se non vuoi che i manager e i partecipanti creino obiettivi pubblici, puoi scegliere Visibilità Ciclo o Manager. Scegliendo Visibilità Ciclo incoraggerai i manager e i partecipanti a creare obiettivi con visibilità limitata, in particolare visibili solo ai partecipanti al ciclo. In questo caso, potranno anche creare obiettivi con visibilità Manager, cioè visibili solo alla management chain del titolare. Non potranno invece creare obiettivi con visibilità pubblica. Scegliendo Visibilità Manager incoraggerai i manager e i partecipanti a creare obiettivi con visibilità limitata, in particolare visibili solo alla management chain del titolare. In questo caso, potranno anche creare obiettivi con visibilità Cycle, cioè visibili solo ai partecipanti al ciclo. Non potranno invece creare obiettivi con visibilità pubblica. Nel tab Funzionalità, puoi scegliere quali funzionalità aggiuntive attivare per il ciclo spuntando la casella corrispondente. Le funzionalità aggiuntive sono: pesi, valutazione della sfida e valutazione della propensione. (Clicca qui per maggiori informazioni sulle funzionalità aggiuntive). Partecipanti Nella sezione Partecipanti, puoi selezionare i dipendenti che vuoi includere nel ciclo, ovvero quelli che avranno obiettivi all’interno del ciclo. Puoi selezionare i partecipanti usando la vista ad elenco o ad albero. La vista ad elenco fornisce più dettagli per ogni dipendente che puoi usare come filtri. La vista ad albero si basa sulla struttura gerarchica dell’organizzazione. Ricorda che è necessario selezionare almeno un partecipante per avviare un ciclo. Obiettivi Strategici Nella sezione Obiettivi Strategici, puoi scegliere gli obiettivi strategici rilevanti per il ciclo che stai creando, ovvero gli obiettivi strategici a cui gli obiettivi nel ciclo dovrebbero allinearsi. Puoi usare gli obiettivi strategici già definite nella sezione Obiettivi Strategici, cioè gli obiettivi strategici globali, oppure creare obiettivi strategici ad hoc specifici per il ciclo. Per creare un obiettivo strategico ad hoc, clicca su + Aggiungi nuovo obiettivo strategico. Inserisci il nome e, opzionalmente, una descrizione per fornire maggiori dettagli sull’obiettivo strategico ai manager e ai partecipanti. Puoi definire gli obiettivi strategici ad hoc in più lingue tra quelle che hai scelto per l’azienda, cliccando sulle bandierine e inserendo la traduzione. Se ci sono traduzioni mancanti, gli account impostati in quelle lingue vedranno i testi nella lingua di default dell’azienda. Inoltre, puoi selezionare un’icona rappresentativa dall’elenco che si apre cliccando sul punto di domanda. Clicca Salva per completare l’operazione. Ricorda che è necessario selezionare almeno un obiettivo strategico per avviare un ciclo. Salvare, programmare e attivare un ciclo Dopo aver compilato le informazioni del ciclo, puoi: Salvare il ciclo come bozza cliccando sul pulsante Salva Bozza. Questo ti permetterà di finalizzare il ciclo in un momento successivo. Programmare il ciclo. Questo ti permette di definire la data in cui il ciclo sarà attivato automaticamente. Non appena attivato, il ciclo diventerà visibile per i partecipanti e i loro manager, rispettivamente nelle sezioni I miei Obiettivi e Gestione>Cicli Obiettivi. In questo caso, puoi apportare modifiche al ciclo fino alla data programmata (incluse modifiche alla data stessa). Per programmare un ciclo clicca sul pulsante e scegli la data che preferisci tra le opzioni. Puoi anche definire una data personalizzata. Clicca su Programma per completare l’operazione. Attivare il ciclo cliccando sul pulsante . In questo caso, il ciclo diventerà subito visibile ai partecipanti e ai loro manager, rispettivamente nelle sezioni I miei Obiettivi e Gestione>Cicli Obiettivi. Dopo aver attivato un ciclo, non potrai più apportare modifiche alle impostazioni.