Intervening in Objectives Cycles

Assigning objectives

It is usually up to the managers to assign objectives to their team members. However, if necessary, admins can also assign objectives to cycle participants. In particular, if the manager does not meet the deadline at the end of the Definition phase, admins can always intervene and assign objectives at any time during the cycle.

To assign an objective as an admin, go to Company: Administration>Objectives Cycles, click on the Assign Objective button on the top right corner and fill out the popup as follows:

1. Enter the title.
2. If you wish, you can choose a cover for the objective from the library.
3. If the feature is active, indicate the weight you want to associate with the objective.
4. Choose whether to assign the objective in set or open mode using the toggle. In set mode, the target employee will not be able to make any changes and the objective will be valid for the cycle as it is assigned. In open mode, the employee can change the properties of the objective and then request approval. The objective will only be valid after you or the manager has approved it. Note that when you define an objective after the end of the Definition phase, you can only assign it in set mode.
5. Enter the description.
6. Select the employee(s) to whom you want to assign the objective. You can select them from the list or tree view. In the case of a bulk assignment (i.e., to several people simultaneously), remember that after confirming you will no longer be able to change the objective for everyone at the same time. You will need to access each employee’s objective sheet separately to make changes.
7. Choose the category among those available from the list. It is recommended to always indicate the category to which the objective refers. However, if necessary, you can define an objective without a category.
8. Choose the visibility you want to give to the objective.

   Note that you cannot assign an objective with public visibility if the visibility you chose for the cycle is limited to the cycle participants or the management chain.

9. The objective’s due date is set by default equal to the end of the Execution phase. Still, you can edit it however you like.
10. Define the key results that are relevant to your objective.
11. Once you have defined the objective, click on Assign and confirm the assignment.

You can also open the same popup to assign an objective by clicking the + button in the Actions column corresponding to each participant. In this case, the employee will already be selected as the objective’s target. If you wish, you can still add more recipients.

If you change your mind about an objective, whether you are the author or not, you can delete it before the Execution phase starts.

Note: If a cycle is in multiple phases at the same time or there are past phases, you can see the + button only in the Definition phase view, while the Assign Objective button is always available on the upper right corner. 

Approving objectives

The manager has to approve objectives awaiting approval by the Agreement Due Date for them to be valid for the cycle. Approval is required for:

• Objectives created by employees with public or limited visibility and submitted for approval.
• Objectives assigned in open mode to which the recipient has already made changes and submitted it for approval.

However, if necessary, admins can approve cycle participants’ objectives, too. In particular, if the manager does not meet Agreement Due Date, admins can always intervene and approve the objectives at any time during the cycle.

To approve an objective as an admin, go to Company: Administration>Objectives Cycles. You can quickly retrieve objectives awaiting approval by clicking on the Awaiting Approval state filter. This way you will find participants in the lower panel sorted by number of objectives to approve.
You can approve an objective by clicking the icon to open the objective sheet and click on the Approve Objective button. By opening the objective sheet, you can check its details once again and make changes before approving it.

If you change your mind about an assigned or approved objective, whether you are the author or not, you can update its details.

Note: If a cycle is in multiple phases at the same time or if there are past phases, make sure to view the Definition phase view to approve an objective or update its details. You can change phase view using the round button on the upper left corner.

Assigning weights

If the weights feature is enabled, the manager can define a weight for each objective by the Agreement Due Date. However, if necessary, admins can assign weights to objectives, too. In particular, if the manager does not meet the Agreement Due Date, admins can always intervene and assign weights to objectives at any time during the cycle.
If you, as admin, have activated the weights feature when creating the cycle, you will see a box where you can enter the weight. You can specify the weight when assigning the objective or at a later moment.
To add or change a weight of an already defined objective, click the objective’s icon to open the objective sheet, enter the weight in the box, and click Update to complete the process. Alternatively, you can view the list of objectives for each participant by clicking on the icon and edit the weight for each objective in the list directly from the box on the preview.

Note: If a cycle is in multiple phases at the same time or there are past phases, make sure to view the Definition phase view to update the weights. You can change phase view using the round button on the upper left corner.

Intervenire nei Cicli Obiettivi Assegnare obiettivi Di solito sono i manager ad assegnare obiettivi ai membri del loro team. Comunque, se necessario, anche gli admin possono assegnare obiettivi ai partecipanti al ciclo. In particolare, se il manager non rispetta le scadenza alla fine della fase di Definizione, gli admin possono sempre intervenire e assegnare obiettivi in ogni momento del ciclo. Per assegnare un obiettivo come admin, accedi a Azienda: Gestione>Cicli Obiettivi, clicca sul pulsante Assegna Obiettivi nell’angolo in alto a destra e compila il popup come segue: Inserisci il titolo. Se lo desideri, puoi scegliere una cover dalla libreria per l’obiettivo. Se la funzionalità è attiva, indica il peso che vuoi associare all’obiettivo. Scegli se vuoi assegnare l’obiettivo in modalità chiusa o aperta usando il toggle. In modalità chiusa, il dipendente destinatario non potrà apportare modifiche e l’obiettivo sarà valido non appena assegnato. In modalità aperta, il dipendente può modificare le proprietà dell’obiettivo e richiedere approvazione. L’obiettivo sarà valido dopo che tu o il manager lo avrete approvato. Nota che quando definisci un obiettivo dopo la fine della fase di Definizione, puoi assegnarlo solo in modalità chiusa.
Inserisci la descrizione. Seleziona il/i dipendente/i a cui vuoi assegnare l’obiettivo. Puoi sceglierli dalla vista ad elenco o ad albero. Nel caso di un’assegnazione di blocco (cioè a più persone simultaneamente), ricorda che dopo aver confermato non potrai più modificare l’obiettivo per tutti contemporaneamente. Dovrai accedere alla scheda dell’obiettivo di ogni dipendente separatamente per apportare cambiamenti.
Seleziona dall’elenco la categoria tra quelle disponibili. Si consiglia di indicare sempre la categoria alla quale l’obiettivo si riferisce. In ogni caso, se necessario, puoi definire un obiettivo senza la categoria. Scegli la visibilità che vuoi dare all’obiettivo. Nota che non puoi assegnare un obiettivo con visibilità pubblica se la visibilità che hai scelto per il ciclo è limitata ai partecipanti al ciclo o alla management chain. La scadenza dell’obiettivo è definita di default uguale alla fine della fase di Esecuzione. Puoi comunque modificarla come preferisci. Definisci i risultati chiave rilevanti per il tuo obiettivo. Una volta definito l’obiettivo, clicca su Assegna e conferma l’assegnazione. Puoi anche aprire lo stesso popup per assegnare un obiettivo cliccando sul pulsante + nella colonna Azioni in corrispondenza di ciascun partecipante. In questo caso, il dipendente risulterà già selezionato come destinatario dell’obiettivo. Se lo desideri, puoi comunque aggiungere altri destinatari. Se cambi idea su un obiettivo, che tu ne sia l’autore o meno, puoi eliminarlo prima dell’inizio della fase di Esecuzione. Ricorda: se un ciclo si trova in più fasi contemporaneamente o se ci sono fasi passate, puoi vedere il pulsante + solo in vista fase di Definizione, mentre il pulsante Assegna Obiettivo è sempre disponibile nell’angolo in alto a destra. Approvare obiettivi É necessario che il manager approvi gli obiettivi in attesa di approvazione entro la Scadenza dell’Accordo affinché questi siano validi per il ciclo. L’approvazione è richiesta per: Obiettivi creati dai dipendenti con visibilità pubblica o limitata e per cui è già stata richiesta l’approvazione. Obiettivi assegnati in modalità aperta a cui il destinatario ha già apportato modifiche e inoltrato per l’approvazione. Comunque, se necessario, anche gli admin possono approvare gli obiettivi dei partecipanti al ciclo. In particolare, se il manager non rispetta la data di Scadenza dell’Accordo, gli admin possono sempre intervenire e approvare gli obiettivi in ogni momento durante il ciclo. Per approvare un obiettivo come admin, accedi a Azienda: Gestione>Cicli Obiettivi. Puoi velocemente recuperare gli obiettivi che attendono approvazione cliccando sul filtro dello stato “In Attesa di Approvazione”. In questo modo troverai i partecipanti nel pannello inferiore ordinati per numero di obiettivi da approvare. Si può approvare un obiettivo cliccando sull’icona per aprire il foglio dell’obiettivo e cliccare sul Approvare l’obiettivo pulsante. Aprendo il scheda dell’obiettivo, puoi controllare i suoi dettagli ancora una volta e fare delle modifiche prima di approvarlo.

Se cambi idea su un obiettivo assegnato o approvato, sia che tu ne sia l’autore o meno, puoi aggiornarne i dettagli.

Ricorda: se un ciclo si trova in più fasi contemporaneamente o se ci sono fasi passate, assicurati di visualizzare la vista fase di Definizione per approvare un obiettivo o aggiornarne i dettagli. Puoi cambiare vista fase usando il pulsante rotondo nell’angolo in alto a sinistra.

Assegnare pesi
Se la funzionalità pesi è attiva, il manager può definire un peso per ogni obiettivo entro la data di Scadenza dell’Accordo. Comunque, se necessario, anche gli admin possono assegnare pesi agli obiettivi. In particolare, se il manager non rispetta la Scadenza dell’Accordo, gli admin possono sempre intervenire e assegnare pesi agli obiettivi in ogni momento del ciclo. Se tu, in qualità di admin, hai attivato la funzione dei pesi al momento della creazione di un ciclo, vedrai una casella dove puoi inserire il peso. Puoi specificare il peso al momento dell’assegnazione dell’obiettivo o in un momento successivo. Per aggiungere o cambiare un peso di un obiettivo già definito, clicca sull’icona dell’obiettivo per aprire la scheda dell’obiettivo, inserisci il peso nella casella e clicca Aggiorna per completare il processo. In alternativa, puoi visualizzare la lista di obiettivi per ogni partecipante cliccando sull’icona e modificare il peso per ogni obiettivo nella lista direttamente dalla casella sulla preview. Ricorda: se un ciclo si trova in più fasi contemporaneamente o se ci sono fasi passate, assicurati di di visualizzare la vista fase di Definizione per aggiornare i pesi. Puoi cambiare vista fase usando il pulsante rotondo nell’angolo in alto a sinistra.